Samen naar een toekomstbestendige organisatie
Uitdaging
De onderzoeksafdeling van een multinational in de voedingsmiddelenindustrie wilde haar organisatie toekomstbestendig maken door een nieuwe manier van werken te ontwikkelen waarmee teams meer impact konden maken. Hun doel was om sneller vooruitgang te boeken op strategische prioriteiten. Ze stonden echter voor uitdagingen: teams besteedden het grootste deel van hun tijd aan ad-hocverzoeken, waardoor weinig ruimte overbleef voor strategische projecten. Dit beperkte hun vermogen om hun diensten en processen te vernieuwen. Daarnaast wilden ze een agile manier van werken implementeren om efficiëntere samenwerking en flexibiliteit te waarborgen.
Aanpak
Onze aanpak bestond uit twee belangrijke onderdelen:
Het ontwerpen van een nieuwe governance-structuur:
We creëerden een bestuurskader waarmee de organisatie strategische doelen op een kortcyclische basis kon stellen en prioriteren. Dit omvatte een driemaandelijks ritme waarin belangrijke projecten werden geïdentificeerd en haalbare doelen werden gesteld, opgesplitst in kleinere taken die aan teamleden werden toegewezen. Wekelijkse sessies zorgden voor het monitoren van de voortgang. We ontwierpen een structuur die aansloot bij de behoeften van de organisatie en coachten het team om deze zelfstandig te onderhouden volgens onze ""show-do-learn"" benadering.
Lancering van een agile projectteam:
We startten een proefproject met een multidisciplinair team om te experimenteren met een nieuwe manier van werken. Het team stelde doelen voor zowel inhoud als proces, verdeelde de rollen en stelde een agile ritme in met behulp van Scrum-methodologieën. Ze werkten met sprintdoelen van drie weken, waarbij ze regelmatig hun werk presenteerden aan stakeholders voor feedback. Dit zorgde ervoor dat de doorlopende ontwikkeling in lijn bleef met de behoeften van de belanghebbenden.
Resultaat
Na drie maanden van samenwerking bereikte de organisatie de volgende resultaten:
- Teams leerden grote doelen op te splitsen in kleinere, uitvoerbare stappen en snel te beginnen met implementeren, waardoor ze continu vooruitgang boekten naar grotere doelen.
- Lange, onproductieve vergaderingen werden vervangen door effectieve werksessies, waarbij teams in kleinere groepen werkten aan hun sprintacties, wat resulteerde in hogere productiviteit.
- Stakeholders werden meer betrokken door middel van regelmatige beoordelings- en validatiesessies, waarin het team kleine resultaten presenteerde om feedback te verzamelen voor de volgende stappen.
- Het team leerde hun product stapsgewijs te verbeteren door snel nieuwe functies te lanceren zonder te wachten op perfectie, wat onmiddellijke waarde opleverde.
- Het team werd een rolmodel voor agile projectmanagement binnen de organisatie en leverde waardevolle inzichten op over wat wel en niet werkte, die konden worden opgeschaald naar andere teams.
Met deze aanpak werd de organisatie toekomstbestendiger, en het team werd een voorbeeld voor andere afdelingen in het implementeren van agile werkwijzen.