Voorwaarden &
omstandigheden.

1. Algemeen
1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Elemental, hierna te noemen: "Elemental" en een Opdrachtgever waarop Elemental deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.

1.2 Indien Elemental bij de uitvoering van de overeenkomst derden betrekt, zijn ook de algemene voorwaarden van die derden van toepassing. In geval van strijdigheid gelden de voor Elemental gunstige bepalingen.

1.3 Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing. Elemental en de Klant zullen alsdan nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde afspraken overeenkomen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepalingen in acht wordt genomen.

1.4 Indien Elemental niet steeds strikte naleving van deze voorwaarden verlangt, betekent dit niet dat de bepalingen daarvan niet van toepassing zijn, of dat Elemental in enigerlei mate het recht zou verliezen om in andere gevallen de stipte naleving van de bepalingen van deze voorwaarden te verlangen.

2. Aanbiedingen en promoties
2.1 Alle offertes en aanbiedingen van Elemental zijn vrijblijvend. Indien de opdrachtnemer met een offerte of aanbieding akkoord gaat, heeft Elemental het recht deze te weigeren, zodat geen overeenkomst tot stand komt. Een offerte of aanbieding die niet binnen 30 dagen wordt aanvaard, vervalt in ieder geval.

2.2 Elemental kan niet worden gehouden aan haar offertes of aanbiedingen die een kennelijke vergissing of verschrijving bevatten.

2.3 Het aantal offertes dat in een offerte is opgenomen, telt als een schatting van de offerte-uren. Het aantal afzonderlijke uren kan variëren.

2.4 De in een offerte of aanbieding vermelde prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, daaronder begrepen reis- en verblijfkosten (binnen en buiten Nederland), huur zittingslocatie, catering, prikkels, vergoedingen van deelnemers en kosten van derden, tenzij anders aangegeven.

3. Aanvang en duur van de overeenkomst
3.1 De overeenkomst komt eerst tot stand en vangt aan op het moment dat de opdracht schriftelijk is bevestigd of met de uitvoering daarvan een aanvang wordt gemaakt.

3.2 De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van de opdracht, tenzij uit de tekst van de overeenkomst, de overeenkomst of de strekking van de verleende opdracht anders voortvloeit.

4. Uitvoering van de overeenkomst
4.1 Opdrachtgever is gehouden alle gegevens, waarvan hij weet of behoort te weten dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht, aan Elemental te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor
de juistheid en volledigheid van de door hem verstrekte informatie.

4.2 Elemental is gerechtigd derden in te schakelen bij de uitvoering van de opdracht.

4.3 De Klant heeft geen recht op enige vorm van compensatie indien:
- Opdrachtgever een verplichting zoals opgenomen in artikel 1 tot en met 4.2 van deze algemene voorwaarden niet of niet voldoende is nagekomen;
- De door Elemental ingeschakelde derde(n) niet aan de opdracht voldoet (voldoen), zonder dat dit aan Elemental is toe te rekenen. (Elemental zal zich in dat geval inspannen om (een) andere derde(n) in te schakelen);

4.4 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door hem ingeschakelde en/of getoonde derden die bij de opdracht betrokken zijn, zoals bezoekers van een sessie.

4.5 Klant is zich ervan bewust dat in te schakelen derden, waaronder sprekers van deelnemers aan sessies, een evenement / sessie op korte termijn alsnog kunnen annuleren. Elemental is niet aansprakelijk voor de gevolgen hiervan. In een dergelijk geval zal Elemental zich inspannen om vervanging te regelen.

4.6 Klant ondersteunt Elemental met alle logistieke en interne communicatie.

4.7 Open communicatie en goede samenwerking tussen Elemental en de klant
zorgen voor resultaten van hoge kwaliteit en dynamiek in de toekomst.

5. Prijs en betaling
5.1 De overeengekomen prijs is niet afhankelijk van de uitkomst van de ontvangende opdracht en wordt berekend op basis van reguliere tarieven.

5.2 Tenzij anders overeengekomen wordt de overeengekomen prijs gefactureerd in vaste termijnen. Dit gebeurt in 3 termijnen, waarvan 50% van het totaal overeengekomen budget inclusief out of pocket kosten wordt gefactureerd bij aanvang van het project, 40% van het totaal overeengekomen budget inclusief out of pocket kosten wordt gefactureerd ten tijde van de eerste sessie na kick-off, zoals de Strategy Lighthouse, Treehouse, Elevator, Fast Track of Sprint, de laatste 10% van het totaal budget inclusief out of pocket kosten wordt gefactureerd na afronding van het project, alsmede na de So What sessie.

5.3 De wervingskosten voor geworven "no-show" deelnemers worden doorberekend aan de klant. In het geval van een no-show zal de klant niet gefactureerd worden voor de incentive van de deelnemer.

5.4 Indien er meer sessielocaties worden gebruikt dan in deze begroting is overeengekomen, worden alle extra huurkosten na schriftelijke goedkeuring in rekening gebracht bij de opdrachtgever met een bedrag van minimaal € 500 per dagdeel.

5.5 Reiskosten binnen Nederland bedragen € 0,35 per kilometer en worden voor het einde van het project volledig gefactureerd.

5.6 Elemental is te allen tijde gerechtigd de overeengekomen prijs te verhogen zonder dat de Klant in dat geval gerechtigd is om de overeenkomst om die reden te ontbinden, indien de verhoging van de prijs het gevolg is van een gebeurtenis of wijziging die bij het aangaan van de overeenkomst redelijkerwijs niet voorzienbaar was.

5.7 Elemental mag de overeengekomen prijs verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel oorspronkelijk overeengekomen hoeveelheid werk in overeenkomstige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan Elemental, waardoor in redelijkheid niet van Elemental mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen het oorspronkelijk overeengekomen honorarium.

5.8 Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, op een door Elemental aan te geven wijze. De betalingstermijn is een fatale termijn.

5.9 Indien de Klant in gebreke is met de tijdige betaling van een factuur, is de Klant van rechtswege in verzuim. De Klant is dan de wettelijke (handels)rente verschuldigd.

5.10 De opdrachtgever is nimmer gerechtigd tot verrekening van het door hem aan Elemental verschuldigde. Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

5.11 Is Cliënt in gebreke of in verzuim met het (tijdig) nakomen van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Cliënt. De buitengerechtelijke kosten worden berekend volgens de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK).

6. Annulering, opschorting, beëindiging duur van de overeenkomst
6.1 Een opdrachtgever kan een overeengekomen project niet eenzijdig uitstellen, inkrimpen of afbreken. Na overeenstemming (in welke vorm dan ook) zijn het overeengekomen budget, de scope en de planning juridisch bindend. Alleen nieuwe ernstige onvoorziene omstandigheden kunnen aanleiding geven tot discussie over contractwijzigingen. In dit geval is de klant verplicht om de schade te bewijzen die een reeds overeengekomen project in deze nieuwe omstandigheden voor de klant zal veroorzaken.

6.2 Elemental is bevoegd de nakoming van de verplichtingen op te schorten of de overeenkomst met directe ingang te ontbinden, zonder tot enige restitutie van het orderbedrag of tot schadevergoeding gehouden te zijn, indien:
De Klant de verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt.
Na het sluiten van de overeenkomst Elemental ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de Klant de verplichtingen niet zal nakomen.
zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de overeenkomst onmogelijk is of indien er zich anderszins omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet van Elemental kan worden gevergd.
Aan de Cliënt (voorlopige) surseance van betaling is verleend, het faillissement van de Cliënt is of wordt aangevraagd en derden beslag leggen ten laste van de Cliënt.

6.3 Indien de overeenkomst wordt ontbonden zijn de vorderingen van Elemental op de Klant onmiddellijk opeisbaar. Indien Elemental tot opschorting of ontbinding overgaat, is zij op generlei wijze gehouden tot vergoeding van schade en kosten daardoor op enigerlei wijze blijvend ontstaan.

6.4 Als de klant toerekenbaar is, heeft een persoon recht op vergoeding van schade die direct en indirect ontstaat.

6.5 Vaststelling van dit artikel laat alle wettelijke rechten van Elemental onverlet.

6.6 Projecten hebben een maximale doorlooptijd van 12 maanden na ondertekening van het door Elemental of de klant voor de opdracht opgestelde contract/overeenkomst, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Het resterende budget wordt altijd binnen een termijn van 30 dagen na afloop aan de klant gefactureerd.

7. Vertrouwelijkheid
7.1 Deelnemers aan co-creatiesessies tekenen een wederzijdse overeenkomst die vooraf met de cliënt wordt besproken.

7.2 Alle geheimhoudingsafspraken gelden ook voor (derden) en personeel van Elemental.

7.3 Gegevens- en beschermingsbeleid: Alle ontvangen klantgegevens worden opgeslagen in Google for work en automatisch versleuteld, net als alle computersystemen en mobiele apparaten die Elemental gebruikt om toegang te krijgen tot deze informatie.

8. Intellectueel eigendom
8.1 Opdrachtnemer is of wordt de exclusieve eigenaar van alle bestaande en toekomstige intellectuele eigendomsrechten (waaronder, maar niet beperkt tot, auteursrechten) die rusten op of voortkomen uit werken (in welke vorm dan ook, waaronder, maar niet beperkt tot) , uitgewerkte ideeën, voorstellen, ontwerpen en concepten) die Elemental in het kader van de opdracht ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld. Opdrachtgever verkrijgt een gebruiksrecht, uitsluitend voor hetgeen door Elemental is vervaardigd.

8.2 Opdrachtgever garandeert de intellectuele eigendomsrechten van derden te respecteren. Indien Elemental door handelen en/of nalaten van de opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, zal de opdrachtgever Elemental, de werknemers van Elemental en/of door Elemental ingeschakelde derden op eerste verzoek vrijwaren.

8.3 Door in het kader van de opdracht materialen of werken van welke aard ook aan Elemental ter beschikking te stellen, geeft Opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan Elemental om deze materialen en werken op welke wijze dan ook te gebruiken, voor zover dat voor een behoorlijke uitvoering van de opdracht redelijkerwijs nodig is.

8.4 De opdrachtgever en derden, die deel uitmaken van de opdracht, maken geluids-, foto- en/of video-opnamen van de opdracht, tenzij Elemental uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bepaald. De van de opdracht deel uitmakende geluids-, foto- en/of video-opnamen mogen door de opdrachtgever en derden niet zonder schriftelijke toestemming van Elemental worden gebruikt in interne en communicatie-uitingen.

8.5 Tools en modellen afkomstig van Elemental of gelieerde bedrijven mogen alleen worden gebruikt en gepubliceerd met toestemming en alleen met bronvermelding en/of logo van Elemental of gelieerde bedrijven.

9. Klachten
9.1 Klachten over de verrichte werkzaamheden dienen binnen 7 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te worden gemeld aan Elemental.
datum van de relevante schriftelijke en gemotiveerde.

9.2 De melding dient, indien mogelijk, een omschrijving van het gebrek te bevatten, zodat Elemental in staat is adequaat te reageren. Klant dient Elemental in de gelegenheid te stellen een klacht te (doen) onderzoeken.

9.3 Indien een klacht naar het oordeel van Elemental gegrond is, zal zij de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient dan door de Opdrachtgever vooraf schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen werkzaamheden niet meer mogelijk of zinvol is, zal Elemental slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 10.

9.4 Indien een gebrek later wordt gemeld, heeft de Klant geen recht meer op herstel, vervanging of schadeloosstelling.

10. Overmacht
10.1 Indien Elemental haar verplichtingen niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van een niet toerekenbare handeling, waaronder onbekend maar niet beperkt tot: oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, terrorisme, pandemie, staking, bedrijfsbezetting, uitsluiting, brand, milieu- en waterschade, overstroming, overheidsmaatregelen, arbeidsongeschiktheid van personeel of ingeschakelde, annulering door derden, niet of niet-tijdige levering door toeleverancier(s) het computernetwerk en andere gebeurtenissen die tot stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen een kantoor kunnen leiden en die redelijkerwijs niet voor rekening of risico van Elemental komen, worden die verplichtingen opgeschort tot het moment dat Elemental alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen, zonder dat Elemental in verzuim is ten aanzien van de nakoming van haar verplichtingen en zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden is.

10.2 Indien de in artikel 10.1 bedoelde situatie zich gedurende 30 aaneengesloten dagen heeft voorgedaan, heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat hij in dat geval jegens Elemental gehouden is tot enige schadevergoeding (waaronder begrepen maar niet beperkt tot kosten voor door hem ingeschakelde derden).

11. Aansprakelijkheid
11.1 Elemental is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Elemental is uitgegaan van door de Klant verstrekte onjuiste, onvolledige of onvoldoende informatie van een derde.

11.2 Elemental is niet aansprakelijk voor de aanwezigheid van de deelnemers aan het betreffende evenement.

11.3 Elemental is niet aansprakelijk voor schade aan zaken die haar door Klant ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtgever zal zorgdragen voor een deugdelijke verzekering.

11.4 Elemental is op geen enkele wijze aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste bedrijfsstagnatie en vervolgschade. Elemental is niet aansprakelijk voor alle directe of indirecte, gevolg- en immateriële schade van Opdrachtgever van derden op enigerlei wijze verband houdend met, dan wel voortvloeiend uit het niet, niet tijdig of niet behoorlijk uitvoeren van de opdracht, tenzij aantoonbaar sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Elemental. De bewijslast hiervoor rust op Opdrachtgever.

12. Schadeloosstelling; verjaringstermijn
12.1 Indien Opdrachtgever aan Elemental informatiedragers, elektronische bestanden of software etc. verstrekt, garandeert deze dat de informatiedragers, elektronische bestanden of software vrij zijn van virussen, defecten en dergelijke.

12.2 In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren jegens Elemental en de door Elemental bij de uitvoering van een overeenkomst betrokken derden, één jaar.

13. Toepasselijk recht en forumkeuze
13.1 Op alle rechtsbetrekkingen waarbij Elemental partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing, ook indien aan een verbintenis geheel of gedeeltelijk in het buitenland uitvoering wordt gegeven of indien de bij de rechtsbetrekking betrokken partij aldaar woonplaats heeft.

13.2 Alle geschillen die voortvloeien uit rechtsbetrekkingen tussen Elemental en Klant zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de rechter te Arnhem.