Holacracy in klantprojecten brengen

De implementatie van Holacracy bij Elemental heeft tot nu toe geweldige resultaten opgeleverd; een betrokken en enthousiast team, een hogere ondernemingszin om het werk op innovatieve manieren aan te pakken, verhoogde efficiëntie en een sterke basis van wederzijds vertrouwen. Het leek ons dom om dit te beperken tot onze interne manier van werken. Daarom besloten we een paar elementen van Holacracy toe te passen in ons werk en onze interacties met klanten. Een experiment, om te zien of we vergelijkbare effecten konden genereren. Je zou deze aanpak 'Holacracy Light' kunnen noemen.

1. Rollen in plaats van functies

Iedereen binnen het kernteam (zowel Fronteer als het klantteam) krijgt de kans om zijn eigen rol binnen het project te creëren op basis van wat hem motiveert, interesseert of bezighoudt. Gedurende het project kan iedereen voorstellen om rollen te veranderen of rollen terug te geven.

Dit geeft iedereen in het team het gevoel dat hun bijdrage aan het project zinvol en impactvol is. Ze zetten zich duidelijk in voor het project en worden gestimuleerd om eigenaar te worden van (een deel van) het project, verder dan wat nodig is op basis van hun functieomschrijving.

Enkele voorbeelden uit een recent strategieproject dat we hebben gedaan:

• Monkey proofer: verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat de hele organisatie kan begrijpen en implementeren wat we creëren

• Definities meester: verantwoordelijk voor het creëren van duidelijke definities van multi-interpretabele woorden

• Mister Stappenplan: verantwoordelijk voor het definiëren van een stappenplan met duidelijke volgende stappen om echte impact te garanderen

2. Spanningen in plaats van vaste agenda's

We hebben ook het concept van spanningen geïntroduceerd: de gaten tussen de gewenste en de huidige situatie. Elke projectvergadering begint met een (vereenvoudigde) tactische vergadering. Eerst identificeren we alle spanningen. Vervolgens bespreken we ze en proberen we ze één voor één op te lossen door te vragen "Wat heb je nodig?" (iets delen, informatie vragen, iemand een taak geven, etc.) en de output vast te leggen. Door dit te doen, worden alle spanningen - hoe groot of klein ook - meteen aan het begin van een vergadering aangepakt. Dit maakt de hoofden leeg en creëert vrijheid voor iedereen om samen in de inhoud van het project te duiken, wat resulteert in diepere discussies en effectievere workshops. Over het algemeen duren tactische vergaderingen 30 minuten en worden er 20 spanningen besproken.

3. Ferrari in plaats van 'de bus nemen

De Ferrari-regel is heel eenvoudig: Iedereen kan op elk moment een initiatief nemen. De enige manier om iemand tegen te houden is te bewijzen dat het schadelijk is of een stap terug betekent. De Ferrari-regel moedigt ondernemerschap aan en stimuleert nieuwe initiatieven zonder in de val te trappen ze te overdenken. Want: als het niet schadelijk is of een stap terug betekent, is het misschien nog niet perfect... maar het is zeker veilig genoeg om het te proberen!

Dit betekent dat de traditionele rol van een projectmanager verdwijnt. In plaats van bevelen te geven, coachen en ondersteunen senior mensen anderen in hun activiteiten.

4. Beslissingen in plaats van discussies

Vooral in de laatste fase van projecten is het creëren van consensus binnen het team zowel essentieel als uitdagend. Het nemen van beslissingen die het eindresultaat beïnvloeden kan een complex proces zijn. Het introduceren van een governance-light meeting kan zeer effectief zijn om besluitvormingsprocessen te begeleiden.

Hoe werkt het? Neem de concept deliverable of het concept als uitgangspunt en stel mensen de vraag: heb je spanning? Of heb je het gevoel dat we hiermee verder kunnen? Zoek voor elke spanning uit wat de drijfveer is en integreer dit in het concept. Herhaal dit tot alle spanningen verdwenen zijn.

Door deze vraag te stellen, worden mensen gedwongen om te definiëren wat hen tegenhoudt en wordt het gemakkelijker om dit op te lossen en toe te werken naar een eindresultaat dat iedereen in het team gelukkig maakt.

Positieve invloed

De eerste ontmoeting voelt altijd een beetje vreemd. Nieuwe woorden, nieuwe structuren. Maar na één keer ervaren te hebben, praat iedereen binnen de kortste keren in 'spanningen'. Na op deze manier met klanten gewerkt te hebben; drie hoogtepunten voor mij:

• Holacracy Light' zorgt voor veel transparantie, wederzijds begrip en inzicht

• Het haalt 'dingen' uit de weg om de geesten open te stellen voor de echt belangrijke dingen die moeten worden aangepakt

• Mensen voelen zich meer betrokken, geëngageerd en nemen verantwoordelijkheid

Vanaf nu begin ik elk groot project met deze aanpak. En jij?

Neem contact met ons op via info@elementalstrategy.com als je meer wilt weten.