4 Lessen uit het organiseren van een grote openbare raadpleging in de NGO-sector

Mei 2022

Vorig jaar steunden we het WWF in de Openbare raadpleging over hun sociaal beleid en milieu- en sociale waarborgen. Een openbare raadpleging is een proces waarbij het publiek en/of externe belanghebbenden worden betrokken bij het geven van hun mening en feedback over een voorstel (beleid, strategie of anderszins). Het is een effectieve manier om ontwerpbeleid te verbeteren en steun van belanghebbenden/publiek te krijgen voor de definitieve documenten. Hoewel openbare raadplegingen verre van nieuw zijn, lijkt het erop dat ze nog geen gemeengoed zijn in de NGO-sector, en voor het WWF was het de eerste keer dat ze zo'n uitgebreide, wereldwijde raadpleging over beleidsdocumenten uitvoerden.

Er zijn veel verschillende manieren om een raadpleging op te zetten. In onze samenwerking met het WNF kozen we voor een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve methoden om een breed publiek te bereiken en zinvolle diepgaande inzichten te verzamelen. Voor het kwalitatieve deel organiseerden we stakeholderdialogen; zoomsessies van 3 uur met belangrijke stakeholders, experts, collega-organisaties en critici. Deze dialogen bleken ongelooflijk nuttig en zijn volgens ons een essentiële bouwsteen voor het succes van elke raadpleging. Hier volgen enkele belangrijke aanbevelingen voor de voorbereiding van stakeholderdialogen in je eigen raadpleging:

1. Wees niet bang om feedback te vragen

Het kan eng lijken om feedback te vragen van collega's, maar vooral ook van critici. Ja, je zet jezelf in de schijnwerpers en er is altijd een risico dat mensen het gesprek 'kapen'. Maar onthoud dit: het feit dat je mensen uitnodigt om je feedback te geven, geeft ook blijk van zelfvertrouwen, nederigheid en een echt verlangen om te verbeteren, en dat is iets wat de meeste mensen zullen waarderen. Het gebaar alleen al zal een omgeving creëren waarin mensen je willen helpen door constructieve feedback te geven - in plaats van je neer te halen. We zijn hier tenslotte allemaal om te verbeteren.

2. Een gelijk speelveld creëren

De personen die je uitnodigt brengen altijd verschillende achtergronden en perspectieven met zich mee. En vaak is er al een bepaalde relatie tussen jou en de andere belanghebbenden - positief of gevoelig. Om ervoor te zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt om zijn waarheid te zeggen, is het essentieel om een gelijk speelveld te creëren. Een paar manieren om dit te doen:

• Nodig altijd een onafhankelijke gespreksleider uit. Ja, we werkten samen met het WWF. Maar we hadden er geen belang bij om het gesprek te beïnvloeden, wat betekende dat we de discussies op een onpartijdige manier konden begeleiden.
• Deel duidelijke doelstellingen en omgangsregels aan het begin van de dialoogsessie. Zo weet iedereen wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich moeten gedragen, en kun je ongewenst gedrag aanpakken wanneer het zich voordoet. Onze 'rules of engagement' zijn samengevat in een korte 'ways of working' lijst - gebaseerd op 15 jaar ervaring in co-creatie. En ze werken altijd. Lees ons boek Samenwerken of sterven als je meer wilt weten.
• Laat iedereen 'inchecken' in de sessie door te vertellen hoe ze zich voelen en wat hun verwachtingen zijn. Dit neemt veel druk weg en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt en dat er naar hem of haar geluisterd wordt.

We ervoeren een groot verschil in interacties met belanghebbenden tijdens en voorafgaand aan de raadpleging. Gevoelige relaties veranderden vaak in zinvolle gesprekken waarbij belanghebbenden zelfs hun hulp aanboden om verder te gaan!

3. Neem de tijd en plan vooruit

Je vraagt mensen om je materiaal te bekijken en het vervolgens met je te bespreken tijdens een sessie. Dit is een grote - en vrijwillige - tijdsinvestering van hun kant. Agenda's zijn vol en raken snel vol. Om ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig kan zijn en genoeg tijd heeft om zich voor te bereiden, moet je vooruit plannen. Probeer 4 tot 6 weken voor de dialoogsessies uitnodigingen te versturen en vraag om een RSVP zodat je weet of ze aanwezig zullen zijn. Als je eenmaal een goed overzicht hebt van wie er aanwezig zal zijn, zorg er dan voor dat je alle materialen minstens 2-3 weken van tevoren opstuurt. En nog beter: stuur een aantal leidende vragen mee zodat ze weten wat je wilt bespreken.

4. Het gesprek voortzetten

Een openbare raadpleging is geweldig, maar het is slechts het begin van iets groters: structurele en betekenisvolle samenwerking tussen belanghebbenden om naar gezamenlijke doelen toe te werken. Zorg er daarom voor dat het niet ophoudt na het organiseren van de stakeholderdialogen. Neem actief contact op om deelnemers te bedanken, deel de belangrijkste resultaten van de raadpleging en houd ze op de hoogte van de voortgang. Om echt impact te hebben is een sterkere betrokkenheid van belanghebbenden nodig en een raadpleging - of zelfs een enkele dialoogsessie - is een geweldige manier om nieuwe samenwerkingen voor impact te starten.

Heb je een onderwerp, strategie of plan waarover je feedback wilt verzamelen van het publiek of je belangrijkste belanghebbenden? Wij helpen je graag!