5 veelgemaakte fouten bij jaarplannen – en hoe je ze kunt voorkomen

Het is weer die tijd van het jaar: het opstellen van jaarplannen en budgetten. Het is een cruciale stap voor organisaties om hun koers voor komend jaar te bepalen. Een jaarlijkse routine, maar toch gaat het vaak mis.
Welke fouten komen we vaak tegen, en hoe kun je ze voorkomen? Door niet alleen aandacht te besteden aan de inhoud, maar ook aan een gezamenlijk proces met eenvoudige methodes zoals OGSM (Objectives, Goals, Strategies, and Measures), kun je voorkomen dat je organisatie onnodig tijd en middelen verspilt en zorg je voor meer kans op succes in 2025.

1. Het MT maakt plannen zonder de rest van de organisatie te betrekken

Een eerste veelvoorkomende fout is dat het jaarplan wordt opgesteld door directie of het management zonder actieve betrokkenheid van anderen uit de organisatie. Hierdoor ontstaat er een disconnect tussen het plan en de dagelijkse praktijk. Medewerkers voelen zich vaak niet verbonden met de doelstellingen, wat de implementatie ervan bemoeilijkt.

Waar je op moet letten:
Om te zorgen dat iedereen zich betrokken voelt, is het belangrijk om input te verzamelen van medewerkers op verschillende niveaus binnen de organisatie. Dit verhoogt niet alleen de betrokkenheid, maar zorgt er ook voor dat het jaarplan beter aansluit op de realiteit van de werkvloer. Het is essentieel om het proces van doelstelling op een transparante manier in te richten en te communiceren hoe elk team bijdraagt aan het grotere geheel.

2. Doelen worden opgesteld zonder rekening te houden met externe stakeholders

Een veelgemaakte fout is dat bedrijven doelen formuleren zonder voldoende afstemming met externe stakeholders, zoals klanten, leveranciers of ketenpartners. In transities zoals de landbouw- en voedseltransitie is samenwerking binnen de hele keten, van boer tot bord, cruciaal. Het negeren van deze externe ecosystemen, netwerken en publieke-private samenwerkingen (PPS) kan ertoe leiden dat de gestelde doelen intern werken, maar niet passen bij de verwachtingen of behoeften van de buitenwereld.

Waar je op moet letten:
Zorg ervoor dat je jaarplan afgestemd is op zowel interne als externe stakeholders. Verzamel input via klanttevredenheidsonderzoeken, feedbackformulieren van leveranciers, of door regelmatige overleggen met ketenpartners. Dit helpt om ervoor te zorgen dat je doelen niet alleen intern haalbaar zijn, maar ook waardevol en relevant zijn voor de buitenwereld. Regelmatige feedbacksessies en externe reviews kunnen voorkomen dat je achteraf geconfronteerd wordt met onverwachte weerstand of gemiste kansen.

3. Te veel focus op kleine verbeteringen zonder een langetermijnvisie

Veel organisaties richten hun jaarplannen enkel op kleine, incrementele stappen, zonder voldoende rekening te houden met hun langetermijndoelstellingen. Hierdoor kunnen organisaties vastlopen in dagelijkse operationele verbeteringen, zonder echt na te denken over waar ze over een paar jaar willen staan.

Waar je op moet letten:
Een succesvol jaarplan richt zich niet alleen op korte termijn successen, maar legt ook de basis voor lange termijn groei. Het kan waardevol zijn om naast financiële doelstellingen ook ecologische en sociale impact te overwegen. Denk aan hoe jouw organisatie kan bijdragen aan duurzaamheid of maatschappelijke verantwoordelijkheid, zoals de energietransitie of inclusieve werkgelegenheid. Een heldere visie voor de komende 2 tot 3 jaar op zowel economisch als maatschappelijk vlak kan helpen om niet alleen op korte termijn vooruitgang te boeken, maar ook om richting te geven aan grotere, duurzame ambities.

4. Het jaarplan wordt opgesteld, maar daarna niet regelmatig opgevolgd

Een van de grootste valkuilen is het opstellen van een jaarplan dat vervolgens niet regelmatig wordt geëvalueerd. Dit maakt het moeilijk om in te spelen op veranderingen in de markt of om te controleren of de organisatie op schema ligt om de gestelde doelen te behalen. Daarnaast wordt er vaak te veel gefocust op korte termijn resultaten of raken teams verzand in de waan van de dag, waardoor strategische prioriteiten naar de achtergrond verschuiven .

Waar je op moet letten:
Zorg dat het jaarplan regelmatig wordt opgevolgd en geëvalueerd, bijvoorbeeld tijdens kwartaalmeetings. Dit biedt de kans om voortgang te meten en de strategie aan te passen aan actuele ontwikkelingen. Een wendbare aanpak zorgt ervoor dat de organisatie flexibel blijft en gefocust is op de juiste prioriteiten. Dit vraagt om een helder governance proces, waarin de strategie en doelen continu worden geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig.

5. Medewerkers weten niet wat de doelen in het jaarplan zijn

Zelfs als een jaarplan goed is opgesteld, kan het misgaan als de doelstellingen niet goed worden gecommuniceerd naar de rest van de organisatie. Als medewerkers niet begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de bredere organisatiedoelen, zullen ze zich focussen op hun dagelijkse taken, zonder het grotere plaatje in zicht te houden.

Waar je op moet letten:
Heldere communicatie is cruciaal. Zorg ervoor dat de doelstellingen van het jaarplan voor iedereen binnen de organisatie duidelijk zijn en vertaal ze naar concrete acties op alle niveaus. Plan daarnaast periodieke momenten in, zoals kwartaalmeetings, om de voortgang te bespreken en een open dialoog te voeren over de gestelde doelen. Door elk kwartaal niet alleen de doelen opnieuw onder de aandacht te brengen, maar ook ruimte te geven voor feedback en dialoog, vergroot je de betrokkenheid van medewerkers. Wanneer zij begrijpen waar ze aan werken, waarom dat belangrijk is, en de kans krijgen om actief bij te dragen aan de koers, voelen ze zich meer verantwoordelijk voor het behalen van de organisatiedoelen.

Onze aanpak
Bij Elemental weten we waar bedrijven tegenaan lopen in hun zoektocht naar effectieve jaarplannen. Wij ondersteunen organisaties bij het opstellen en implementeren van plannen die niet alleen gericht zijn op korte termijn resultaten, maar ook bijdragen aan duurzame, lange termijn waardecreatie. Samen zorgen we ervoor dat je strategie helder wordt gedefinieerd en praktisch uitvoerbaar is. We helpen bedrijven om hun visie om te zetten in een concrete koers, met een duidelijke richting en meetbare impact op de lange termijn. Dit bereiken we door een gestructureerd proces te ontwikkelen, waarbij de juiste stakeholders, zowel intern als extern, nauw betrokken worden.
Daarnaast helpen we bij het ontwikkelen van een structuur die ervoor zorgt dat doelen continu worden geëvalueerd en waar nodig worden bijgestuurd. Zo blijft jouw organisatie flexibel en in staat om effectief in te spelen op veranderingen in de markt.

Wil je sparren over hoe je jaarplannen kunt opstellen die écht werken en aansluiten bij je strategische doelen? Of overweeg je om te werken met OGSM, maar weet je nog niet precies hoe je dit effectief kunt toepassen? We nodigen je graag uit voor een gesprek of een kop koffie om samen te verkennen hoe we jouw organisatie klaar kunnen maken voor 2025 en verder. Neem contact met ons op.

Justin van der Starre
justin.vanderstarre@elementalstrategy.com