4 observaties die blijvend impact gaan hebben op de manier waarop we werken
De manier waarop we werken is de afgelopen maanden ineens volledig op z’n kop gezet. De eerste weken was het vooral wennen aan nieuwe digitale tools, een fijne werkplek creëren thuis en daarnaast het balanceren van werk en privé-leven. Nu begint er meer tijd te komen voor reflectie en gaan we nadenken over de langere termijn. Hoewel het volledig thuiswerken zeker wennen was, hebben we de afgelopen weken ook voordelen ervaren waardoor we bij Elemental hebben besloten dat terug naar het oude geen optie meer is. Wij delen 4 observaties die we verwachten te gaan zien in toekomstige manieren van werken.
De nieuwe werkweek is een combinatie van thuis en op kantoor werken.
Werken vanuit huis is snel het nieuwe normaal geworden en bestaande aannames over thuiswerken zijn ineens verdwenen. We verwachten dat mensen veel kritischer gaan zijn op de momenten dat het toegevoegde waarde heeft om naar kantoor te komen. Twitter kondigde al aan dat haar werknemers vanaf nu voor altijd thuis mogen werken. Het advies van de overheid is om tot 1 september zoveel mogelijk thuis te werken. De planbureaus geven deze week in een advies aan het kabinet aan dat de drukte op het OV beheersbaar blijft als iedereen maximaal 1 dag per week naar kantoor gaat. Maar deze roep om verandering in ons woon-werk verkeer gaat verder terug dan de corona crisis: al sinds 2015 maakt de Anders Reizen coalitie, bestaande uit 50 grote bedrijven, zich hard om de CO2 uitstoot van zakelijk reizen in Nederland te halveren. In hun recente persbericht stellen ze dat “nú het moment is om door te pakken en werken onafhankelijk van plaats en tijd te verankeren in het nieuwe duurzame normaal”.
Het aantal fysieke meetings daalt, maar de kwaliteit ervan gaat omhoog.
Er blijft zeker waarde in fysiek samenkomen met je team of afdeling. Er ontstaat een bepaalde energie als mensen samenkomen, samen brainstormen, en elkaar weer even gezien hebben. Wel eens van serendipity gehoord? De toevallige ontmoetingen en gesprekken bij de koffieautomaat zorgen voor inspiratie en nieuwe ideeën. En één van de grote nadelen van thuiswerken is de eenzaamheid die werknemers soms voelen. Ook het advies van de planbureaus pleit voor gedeeltelijk thuiswerken, om zo de negatieve effecten van volledig thuiswerken te verminderen. De momenten van fysiek samenkomen zijn dus nog steeds hard nodig, maar de hoeveelheid hiervan gaat afnemen. Dit geeft ruimte om de meetings en sessies die je wél samen hebt, kwalitatief beter te maken. Er ontstaan hierdoor nieuwe behoeften aan andere soorten werkplekken in het kantoor. In plaats van individuele werkruimtes, moet het kantoor worden ontworpen om tegemoet te komen aan sociale bijeenkomsten, creatieve sessies en bijvoorbeeld team offsites. Geen kantoortuin meer met individuele werkplekken, maar ruimtes die erop gericht zijn om samen te ontmoeten, te werken, te brainstormen.
Digitaal samenwerken vraagt om een andere invulling dan een fysieke werkdag.
Aangezien een groot deel van de mensen voorlopig (deels) thuis blijft werken, betekent dit dat vrijwel alle vergaderingen, updates en andere meetings een digitale component hebben. Het volledig kopiëren van onze dagen thuis alsof we op kantoor zitten, waarbij we van de ene in de andere video-call inloggen is vermoeiend en totaal niet efficiënt. Het vraagt aandacht en oefening om ook in een digitale meeting iedereen betrokken te houden. Als er bij een meeting een aantal mensen thuis zitten en de rest op kantoor, is het risico groot dat ze een gevoel krijgen dat ze ‘erbij hangen’. De microfoon werkt niet goed, niet iedereen past op de camera en de non-verbale knikjes die in een ruimte worden gedeeld kan je als digitale deelnemer net niet zien. Door de bandbreedte worden camera’s vaak uitgezet en iedereen staat standaard op mute. Voor al deze zaken moeten organisaties een nieuwe werkwijze en nieuwe digitale normen met elkaar ontwikkelen.
De voordelen van thuiswerken kunnen we nog beter gaan benutten als we asynchroon leren werken.
In een onderzoek van Stanford University is aangetoond dat thuiswerken een positief effect heeft op productiviteit. Want hoe gezellig een kantoortuin ook is (flauwe grappen thuis maken is toch anders), erg lekker voor je productiviteit en focus zijn ze niet. Productiviteit bij thuiswerken neemt nog verder toe als mensen autonomie en vrijheid ervaren om hun eigen werkdag in te richten. Er is op dit gebied nog veel potentieel om het aantal online vergaderingen en onderbrekingen tijdens een werkdag te verminderen, waardoor mensen meer ruimte hebben om hun dag zelf in te richten. Organisaties die dit in de praktijk brengen werken meer asynchroon samen. Organisaties die asynchroon werken hebben minder meetings en verwachten niet van elkaar dat ze direct reageren op mailtjes of chatberichten. Lees ook de blog van Mark waarin hij toelicht wat asynchroon werken betekent en hoe we hiermee experimenteren binnen Elemental. Asynchroon werken is niet van de ene op de andere dag geregeld en vereist dat we veel verwachtingen en aannames over bestaande manieren van werk loslaten. Tegelijkertijd vermindert dit wel de noodzaak om allemaal van 9 tot 5 op kantoor te zijn. In een recent interview gaf minister van Nieuwenhuizen al aan dat dit de enige manier is om files op de wegen te vermijden. Ook het advies van de denktank vanuit de SER benadrukt dat het spreiden van arbeidstijden noodzakelijk is om de druk op het OV te verminderen.
Alhoewel onze manier van werken dus al volledig op z’n kop is gezet, zien we ook dat dit pas het begin is. Organisaties moeten op zoek gaan naar een nieuwe balans tussen thuiswerken en samenkomen op kantoor. Waarbij ze zeker waarde zien in fysieke meetings, maar wel kritischer worden wanneer en hoe deze georganiseerd worden. Daarnaast moet een nieuwe werkwijze ontwikkeld worden die rekening houdt met digitaal samenwerken. En als laatste kunnen organisaties een stap maken naar een asynchrone manier van werken, waarbij werknemers gefocust kunnen werken en tegelijkertijd de druk op het OV en wegen wordt verminderd.